Die häufigsten Herausforderungen bei der HubSpot-Implementierung — und wie Sie sie meistern

Annahmen über CRM-Funktionen — ein häufiger Fehler

Viele gehen davon aus, dass alle CRMs ähnlich funktionieren — insbesondere, wenn sie bereits Tools wie Salesforce oder Pipedrive nutzen. Doch jedes CRM hat seine Eigenheiten, insbesondere hinsichtlich Datenstruktur, Automationen und Objekten. Die Lösung:

• Verstehen Sie die Datenstruktur von HubSpot: Welche Objekte gibt es (z. B. Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets)?
• Erstellen Sie ein Mapping Ihrer aktuellen Datenstruktur auf HubSpot.
• Schulen Sie Ihr Team gezielt in den Unterschieden und den Vorteilen von HubSpot.

Unklare Ziele und unrealistische Erwartungen

Ohne klar definierte Ziele und ein Verständnis der CRM-Möglichkeiten kann der Implementierungsprozess ins Stocken geraten. Die Lösung:

• Setzen Sie sich SMART-Ziele — spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert. Beispiel: „Wir wollen die Konversionsrate unserer Landingpages innerhalb von drei Monaten um 20 % steigern.“
• Prüfen Sie, ob Drittanbieter-Tools erforderlich sind und ob diese sich nahtlos mit HubSpot integrieren lassen.

Mangelhafte Datenmigration

Eine fehlerhafte oder unvollständige Datenmigration kann die Nutzung des neuen Systems erheblich behindern. Die Lösung:

• Daten vor der Migration bereinigen und standardisieren.
• Die Migration schrittweise mit kleineren Datensätzen testen, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.

Fehlende Integration in bestehende Systeme

Um den vollen Nutzen aus HubSpot zu ziehen, sollten bestehende Systeme wie ERP- oder Buchhaltungssoftware nahtlos integriert werden. Die Lösung:

• Listen Sie alle notwendigen Integrationen auf: Überlappen sich Funktionalitäten? Kann HubSpot manche davon ersetzen? Sind alle Tools gut mit HubSpot integrierbar?
• Nutzen Sie den HubSpot Operations Hub oder Drittanbieter-Lösungen wie Zapier.
• Planen Sie Integrationen strategisch und testen Sie die Funktionalität regelmäßig.

Fehlende Akzeptanz im Team

Eine der größten Herausforderungen bei der Einführung eines neuen CRMs ist die Akzeptanz der Nutzer. Ohne sie bleibt das Potenzial von HubSpot ungenutzt. Die Lösung:

• Mitarbeitende einbeziehen: Sprechen Sie nicht nur mit der Führungsebene, sondern direkt mit den Endnutzern. Schauen Sie ihnen über die Schulter, um ihre Arbeitsweise zu verstehen, und beziehen Sie sie aktiv in den Prozess ein — das steigert die Akzeptanz enorm.
• Einen HubSpot Champion ernennen: Diese Person fungiert als interner Ansprechpartner, schult das Team und überwacht die Datenqualität.
• Kommunikationskanäle einrichten: etwa einen Slack- oder Teams-Channel, um über neue Funktionen, Beta-Features oder interessante Schulungen in der HubSpot Academy zu informieren. Einige Kurse bieten Zertifikate, die Motivation und Stolz Ihrer Mitarbeitenden steigern können.
• Quick Wins: Konzentrieren Sie sich auf schnelle Erfolge, indem Sie einfache und zeitsparende Funktionen wie E-Mail-Kampagnen, Sequenzen oder Aufgaben-Playlists priorisieren.

Komplexität reduzieren: schrittweise Einführung

Die zahlreichen Funktionen von HubSpot können überwältigend wirken, wenn das System zu schnell und in vollem Umfang eingeführt wird. Die Lösung:

• Legen Sie einen 12-Monats-Plan mit Meilensteinen für 3, 6 und 9 Monate fest.
• Starten Sie mit wenigen Kernfunktionen und erweitern Sie schrittweise.

Fazit

Die Implementierung von HubSpot kann komplex sein, aber mit der richtigen Vorbereitung, klaren Zielen und einem erfahrenen Partner wie factory42 führen Sie die Plattform erfolgreich ein. Ein gut durchdachter Ansatz sorgt dafür, dass HubSpot nicht nur akzeptiert, sondern auch effektiv genutzt wird. Wenn Sie Unterstützung bei der Entscheidungsfindung oder Implementierung brauchen, sind wir Ihr Partner für CRM-Projekte.