HubSpot Cleanup 2026: 5 schnelle Schritte zu sauberen Daten

1. Die „Liest du noch mit?“-Kampagne

Bevor Sie neue Marketing-Kampagnen starten, sollten Sie Altlasten aussortieren. Kontakte, die seit sechs Monaten keine E-Mail geöffnet haben, verschlechtern Ihre Zustellrate und verzerren die Performance-Metriken.

Setzen Sie eine einfache Re-Subskriptions-Kampagne auf und fragen Sie inaktive Kontakte direkt: „Interessieren Sie sich noch für unsere Themen?“ Wer nicht reagiert, wird konsequent abgemeldet. Das sorgt für saubere CRM-Daten und dafür, dass Ihre Öffnungsraten wieder die tatsächliche Relevanz widerspiegeln.

2. Listen-Hygiene als Basis für Segmentierung

Sauberes Reporting beginnt bei der Datenqualität auf Kontaktebene. Erstellen Sie aktive Listen für folgende Gruppen:

• Hard Bounces: Kontakte, deren E-Mail-Adresse dauerhaft nicht erreichbar ist.
• Unengagierte Kontakte: Personen, die in der Datenbank sind, aber keinerlei Interaktion zeigen.
• Kontakte ohne E-Mail-Adresse: oft Überbleibsel aus manuellen Importen oder unvollständigen Notizen.

Diese Listen dienen als Grundlage für die nächsten Schritte und verhindern, dass fehlerhafte Datensätze Ihre Marketing-Automatisierung blockieren.

3. Kosten für Marketing-Kontakte durch Automatisierung senken

Einer der schnellsten Hebel ist die Automatisierung des Marketingstatus. Alle Kontakte, die auf Ihren Hygiene-Listen gelandet sind, werden per Workflow automatisch als Nicht-Marketingkontakt markiert.

So zahlen Sie nur für die Kontakte, die Sie wirklich aktiv bespielen können. Dieser Schritt zahlt sich oft schon im nächsten Abrechnungsmonat aus.

4. Deal-Check: Zombie-Deals eliminieren

Nichts ist schädlicher für ein verlässliches Sales-Reporting als Deals, deren Abschlussdatum in der Vergangenheit liegt. Wenn Sie in Ihr Pipeline-Reporting schauen und dort noch offene Deals mit einem Abschlussdatum im Vorjahr sehen, haben Sie ein Problem.

Identifizieren Sie diese Zombie-Deals per Filter und handeln Sie strikt:

• Deals ohne reale Chance: Bulk-Update auf Closed Lost.
• Aktive Projekte: Bulk-Update auf ein realistisches Datum im laufenden Jahr.

Nur so erhalten Sie ein Reporting, das dem Management echte Entscheidungsgrundlagen liefert statt Wunschdenken.

5. Dublettenkontrolle als Routine etablieren

Dubletten entstehen täglich durch Messen, Importe oder manuelle Eingaben. Das HubSpot-eigene Tool zur Dublettenverwaltung (unter Kontakte → Aktionen) identifiziert diese dank KI sehr zuverlässig — auch ohne das zusätzliche Data Hub Professional Paket.

Machen Sie die Dublettenprüfung zur Routine. Planen Sie sich je nach Datenmenge zum Beispiel jeden Freitag zehn Minuten ein, um die Vorschläge abzuarbeiten. CRM-Daten bereinigen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein Hygiene-Standard.

Fazit: Datenqualität ist kein Projekt, sondern ein Prozess

Ein aufgeräumtes CRM zum Jahresstart ist kein Selbstzweck und keine Kosmetik. Es ist die Grundvoraussetzung für zwei entscheidende Dinge: verlässliche Reports und effiziente Kostenstrukturen.

Wer Datenleichen mitzieht, zahlt unnötige Lizenzgebühren und trifft Entscheidungen auf Basis falscher Forecasts. Die genannten Schritte sind keine monatelangen IT-Projekte, sondern operative Quick Wins, die sich in wenigen Stunden umsetzen lassen.

Der wichtigste Schritt: Etablieren Sie diese Hygiene-Maßnahmen als feste Routine. Ein sauberer Datenbestand ist das Fundament, auf dem Ihre Marketing- und Sales-Automatisierung im restlichen Jahr skaliert.