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HubSpot Datenhygiene

HubSpot Data Hygiene: So bleibt Ihr HubSpot-Account sauber

Veröffentlicht am 29. Juli 2025 · 4 Min. Lesezeit · Agnieszka Sobala

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Wenn Ihr HubSpot-Portal langsam unübersichtlich wird, sind Sie nicht allein. Viele Unternehmen starten motiviert, bauen Workflows, importieren Kontakte, erstellen E-Mails und Listen — und plötzlich herrscht Chaos.

Veraltete Kontakte, doppelte Datensätze, unklare Benennungen: Das führt zu ungenauen Reports, schlechten Zustellraten, DSGVO-Risiken und am Ende auch zu verpassten Chancen in Marketing und Vertrieb.

Ein aufgeräumter HubSpot-Account spart Zeit, Geld und Nerven. Genau darum geht es in diesem Beitrag: vier einfache Strategien, mit denen Sie Ihr HubSpot-System dauerhaft sauber halten — ganz ohne Stress.

1. Es ist nicht egal, wie Sie Ihre Assets nennen: Naming Conventions

Gute Namen helfen Ihnen und Ihrem Team, schnell den Überblick zu behalten. Wer einmal versucht hat, eine bestimmte Liste mit dem Namen „Test 3 alt“ wiederzufinden, weiß, warum Naming Conventions kein Nebenthema sind.

Tipps für klare Namen

  • Kürzel für Bereiche verwenden, etwa MKT (Marketing), SALES oder OPS
  • Struktur aufbauen, zum Beispiel Team – Thema – Datum – Objekt
  • Das ISO-Datumsformat nutzen, zum Beispiel 2025-07 für Juli 2025
  • Eine interne Doku mit Beispielen erstellen, damit alle im Team mitziehen

Beispiele

  • MKT_SommerNewsletter_DE_2025-07_EMAIL
  • SALES_Leads-Messe2025_Q2_LIST
  • OPS_OffeneDealsNachBranche_Q3-2025_LIST

Je klarer die Struktur, desto weniger Chaos entsteht langfristig. Lange Namen werden oft nicht vollständig angezeigt — platzieren Sie die wichtigsten Informationen deshalb am Anfang.

2. Mit smarten Listen aufräumen

Nicht jeder Kontakt gehört für immer ins CRM. Manche haben sich längst abgemeldet, nie reagiert oder sind schlicht veraltet. Regelmäßige Datenpflege verbessert Ihre Reichweite und vermeidet Spam-Probleme. Drei Beispiellisten für die Bereinigung:

  • Abmeldungen und Bounces: Kontakte, die sich von allen E-Mails abgemeldet haben, sowie Kontakte mit Hard Bounces, etwa durch ungültige E-Mail-Adressen
  • Kontakte ohne Interaktion: Kontakte, die in den letzten sechs Monaten keine E-Mails geöffnet haben oder nie mit Marketing-Mails interagiert haben
  • Veraltete Kontakte: Kontakte ohne Aktivität seit über X Monaten sowie Leads ohne Lifecycle-Status oder Conversion

Diese Listen können Sie regelmäßig prüfen oder mit Workflows automatisiert aufräumen lassen — Aktionen wie „Property leeren“ sind dafür praktisch. Tipp: Markieren Sie solche Kontakte per Workflow automatisch als Nicht-Marketing-Kontakte, so vermeiden Sie zusätzliche Kosten.

3. Datenhygiene-Dashboard — alles auf einen Blick

Ein Dashboard zeigt Ihnen sofort, wie sauber Ihr CRM ist. So erkennen Sie Trends und können Prioritäten setzen. Zehn Report-Ideen:

  • Kontakte mit Hard Bounces
  • Kontakte ohne Marketing-Abonnement
  • Kontakte ohne Interaktion in den letzten 90 Tagen
  • Neue Duplikate pro Monat
  • Anzahl Kontakte ohne E-Mail-Adresse
  • Kontakte ohne Lifecycle-Phase
  • Kontakte ohne Eigentümer
  • Unternehmen ohne Owner
  • Deals ohne verknüpfte Kontakte oder Unternehmen
  • Kontakte ohne Vorname

4. Duplikate finden und bereinigen — mit den richtigen Tools

Doppelte Kontakte entstehen schnell — bei Imports, über Formulare oder durch manuelle Eingabe. Statt sie händisch zu suchen, lohnt sich der Blick auf drei spezialisierte Tools.

HubSpot Operations Hub (Professional oder Enterprise)

  • KI-basierte Duplikaterkennung für Kontakte und Unternehmen
  • Zeigt allgemeine Data-Quality-Probleme
  • Zusammenführung manuell oder halbautomatisch
  • Kein automatisches Zusammenführen per Workflow
  • Kosten: ab ca. 800 € pro Monat (Professional, inklusive weiterer Features)

Insycle

  • Flexibles Datenmanagement-Tool
  • Duplikaterkennung nach eigenen Regeln, zum Beispiel ähnliche Domains
  • Automatisierte Bereinigung nach Zeitplan
  • Vorschau und Export vor dem Merge
  • Kosten: ab ca. 1 $ pro 1.000 Datensätze

Koalify

  • Speziell für HubSpot entwickelt
  • Schnelle Einrichtung, übersichtliches Interface
  • Duplikate direkt im CRM zusammenführen
  • Unterstützt Workflows
  • Kosten: kostenlos bis 10.000 Datensätze, danach ca. 10 $ pro 10.000 Datensätze; 14 Tage Free Trial

Fazit: Saubere Daten = bessere Zusammenarbeit für alle Teams

Ein aufgeräumter HubSpot-Account ist keine Kür, sondern Pflicht. Er sorgt für:

  • verlässliche Reports
  • bessere E-Mail-Zustellbarkeit — und damit bessere Marketing-KPIs
  • klare Lead-Zuweisung für Sales
  • reibungslose Prozesse für Service-Teams
  • weniger Frust in allen Abteilungen

Je weniger Chaos im System, desto produktiver arbeiten Marketing, Vertrieb und Service. Wenn Sie Unterstützung brauchen, hilft factory42 gern dabei, HubSpot effizienter und sauberer zu nutzen.

Ursprünglich veröffentlicht auf blog.factory42.com

Über die Autorin

Agnieszka Sobala

HubSpot Consultant, factory42

Agi ist HubSpot Consultant bei factory42 und verfügt über mehr als sieben Jahre Erfahrung mit HubSpot, insbesondere in den Bereichen SaaS Sales, Marketing Automation und Product-Led Growth. Sie liebt es, komplexe Automationen und Workflows zu erstellen, um Prozesse effizienter zu gestalten und das volle Potenzial von HubSpot auszuschöpfen.

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