5 praktische HubSpot-Hacks, die in keinem Portal fehlen sollten

1. Klare Naming Conventions einführen

Was am Anfang noch überschaubar ist, wird schnell chaotisch: Listen heißen plötzlich „Test_01“, Workflows „Willkommensflow final FINAL“ und E-Mails „Newsletter März oder April?“. Ohne klare Namensregeln leidet die Übersicht – vor allem, wenn mehrere Personen im Portal arbeiten.

So setzen Sie es um:

• Definieren Sie eine einheitliche Struktur für interne Namen, z. B. [Abteilung] – [Projekt] – [Typ] – [Beschreibung], etwa „Marketing – Webinare – Workflow – Follow-up 2024“.
• Nutzen Sie Präfixe wie „TEST“ oder „ARCHIV“, um alte oder inaktive Objekte zu kennzeichnen.
• Dokumentieren Sie die Regeln an einem zentralen Ort, z. B. im HubSpot-Playbook oder in Confluence.

Das klingt zunächst nach extra Aufwand, spart auf lange Sicht aber enorm viel Zeit – weil Sie und Ihr Team Inhalte schneller finden und einordnen. Und wer das sauber aufsetzt, wird intern ganz schnell zum CRM-Superheld. Tipp: Für komplexere Strukturen können Sie einen einfachen Naming-Generator in Excel oder Google Sheets bauen – so hilft das Team-Template dabei, jedes Mal den richtigen Namen zu finden, ganz ohne Rätselraten.

2. Datenhygiene-Workflow: Bounces und Unsubscribes automatisch auf „Nicht-Marketingkontakte“ setzen

Kontakte, die nicht mehr erreichbar sind oder sich abgemeldet haben, gehören nicht mehr in Ihre Marketing-Segmente. Sie belasten das Marketing-Kontakt-Kontingent und verfälschen die Performance-Metriken. So setzen Sie es um:

1. 01Erstellen Sie einen kontaktbasierten Workflow.
2. 02Trigger: „Grund für Hard Bounce der E-Mail ist bekannt“ oder „E-Mail-Abonnement wurde abgemeldet“ (konkretes Abonnement auswählen). Optional ergänzen Sie weitere Trigger, etwa Blacklist-Kontakte, ausgeschiedene Mitarbeiter oder Abrechnungskontakte – Personen oder Stellen, die im Zusammenhang mit einer Rechnung als Ansprechpartner fungieren.
3. 03Aktion: „Kontaktstatus auf Nicht-Marketing setzen“.
4. 04Aktivieren Sie die Wiederaufnahme.

Der Effekt: saubere Kontaktlisten, bessere KPIs und kein verschwendetes Marketingvolumen mehr.

3. Datenhygiene-Listen für regelmäßige Datenpflege

Wenn Sie Ihr CRM langfristig sauber halten wollen, brauchen Sie einen klaren Blick auf veraltete oder unvollständige Datensätze. Genau hier helfen dynamische, aktive Listen. Nützliche Beispiele:

• Sehr alte Kontakte ohne Aktivität
• Kontakte ohne Aktivität in den letzten X Monaten
• Kontakte ohne E-Mail-Adresse
• Gebouncte oder abgemeldete Kontakte

Tipp: Nutzen Sie diese Listen für quartalsweise Cleanup-Runden – etwa mit einer aktiven Liste für die regelmäßige Bereinigung inaktiver Kontakte.

4. Workflow-Hack: Unternehmensname ins Kontaktobjekt kopieren

Der Klassiker: Ich habe noch kein HubSpot-Portal ohne diese einfache Automatisierung gesehen.

Viele Reports oder Tools greifen auf Kontaktfelder zu – und zeigen den Unternehmensnamen nicht an, wenn er nur im Unternehmensobjekt gespeichert ist. Dieser kleine Workflow sorgt für Konsistenz. So geht’s:

1. 01Erstellen Sie einen kontaktbasierten Workflow.
2. 02Trigger: „Primäres zugeordnetes Unternehmen ist bekannt“.
3. 03Aktion: „Eigenschaftswert kopieren“ – vom Unternehmensnamen (Unternehmen) zum Unternehmensnamen (Kontakt).
4. 04Aktivieren Sie die Wiederaufnahme.

Tipp: Sie können weitere unternehmensspezifische Eigenschaften hinzufügen, z. B. Branche oder Unternehmensgröße, falls diese für die Segmentierung relevant sind.

5. Data-Hygiene-Dashboard

Wie viele Ihrer Kontakte haben keinen Owner? Oder wie viele Deals haben keinen zugewiesenen Entscheider? Solche Lücken bleiben oft lange unentdeckt – bis sie stören. Dashboards helfen, sie frühzeitig zu erkennen. So erstellen Sie Ihr Datenhygiene-Dashboard:

• Erstellen Sie Berichte mit Filtern wie „Jobtitel ist unbekannt“, „Zuständiger Mitarbeiter ist unbekannt“, „Branche fehlt“ oder „Deal hat keine zugewiesene Kontaktperson“.
• Führen Sie alle Berichte in einem zentralen Dashboard zusammen.
• Prüfen Sie regelmäßig – oder setzen Sie sich einen Reminder.

Tipp: Kombinieren Sie das Dashboard mit Datenpflege-Workflows oder teilen Sie es mit dem Vertriebsteam.

Fazit: Kleine Hacks, große Wirkung

Diese fünf Hacks sind keine komplexen Power-User-Tricks, sondern die Basics, die den Unterschied machen. Sie helfen Ihnen, Ihr HubSpot-Portal übersichtlich, die Daten sauber und das Team reaktionsschnell zu halten.

Einmal eingerichtet, laufen sie fast wie von selbst – und geben Ihrem Team den nötigen Vorsprung im Alltag. Wenn Sie Hilfe beim Einrichten brauchen oder Ihr HubSpot-Setup analysieren lassen möchten, ist ein HubSpot Health-Check ein guter Startpunkt.